Emission de vulgarisation : Créer et gérer une association
Un article de Ngoma.
Thème : Comment créer et gérer une association
Invité : Jean Lema
Durée : 20 min
Annonce Amis auditeurs bonjour, Aujourd’hui la Voix du Congo profond s’intéresse aux associations, ces regroupements qui jouent un rôle important dans le processus de développement. La question du jour: comment créer et gérer une association. Pour en parler, nous recevons Jean Lema. Il est formateur au CADEA, le Centre d’encadrement pour le développement des entrepreneurs en Afrique, à Kinshasa. Jean Lema travaille dans ce cadre avec différentes associations qu’il aide à se structurer.
Entretien
Aujourd’hui en RDC, on retrouve de toutes sortes d’associations. Dites nous, qu’est ce qu’on appelle réellement une association?
Une association c’est un regroupement d’hommes pour un objectif commun. L’association est apolitique. En RDC, il y a la loi n-004/2001du 20 juillet 2001 qui porte dispositions générales applicables aux associations sans but lucratif et aux établissements d’utilités publiques. Cette loi dit que l’association sans but lucratif est celle qui ne se livre pas à des opérations industrielles ou commerciales, si ce n’est à titre accessoire et qui ne cherche pas à procurer à ses membres un gain matériel. Qu’est ce qui motive la création d’une association ?
A un moment donné, les gens se sont rendu compte que seul, ils ne pourront pas trouver des solutions à tous les problèmes qui se posent dans leur communauté de base: leur quartier, village ou même dans un secteur d’activité donné. Ils se sont dit, regroupons nous pour que tous ensemble, nous puissions constituer une force et faire entendre notre voix pour enfin trouver des solutions à nos problèmes.
Vous aurez remarqué que c’est souvent pour lutter contre la pauvreté, ou faire différentes sortes d’action communautaire que les gens ont commencé à se regrouper en association. Au départ, c’était en petites mutualités, soit des vendeurs d’un marché quelconque, soit des habitants d’un même quartier, des anciens étudiants d’une école ou une université x qui se regroupaient dans une mutualité.
Et puis après, ils ont pris conscience que les problèmes qui se posaient dans leurs communautés exigeaient d’eux des solutions. Ils ont alors commencé à se constituer en des structures avec une forme juridique que la loi reconnaît, des ONG sont donc ainsi commencées à naître.
Quelles sont les étapes que la création d’une ONG doit suivre quand on a fini d’identifier les problèmes dans la Communauté ?
Sans rentrer dans des considérations juridiques, nous pouvons dire ceci : quand les gens dans une communauté prennent conscience qu’ils sont effectivement confrontés à des problèmes auxquels ils ne peuvent pas individuellement trouver des solutions, qu’est-ce qu’ils font? ils convoquent une assemblée où on expose aux membres de la communauté ces problèmes et la nécessité de se constituer en association pour lutter contre ces problèmes.
C’est cette assemblée qui va élire un bureau provisoire qui sera chargé d’élaborer les textes de base de l’association: les statuts et le règlement intérieur. Ce n’est pas pratique d’élaborer ces textes à 100 personnes, donc c’est ce bureau qui s’en charge. Il est généralement composé d’un président, d’un secrétaire-rapporteur, deux, trois conseillers, des gens qui s’y connaissent un peu dans la rédaction de ces textes. Après le travail de rédaction, ils doivent vérifier si les textes écrits sont en conformité avec la législation du pays. C’est après ce travail qu’ils convoquent l’assemblée.
L’assemblée va prendre connaissance de ces textes, on lit, on interprète, on discute sur les articles, on fait des amendements. Après cette étape, on convoque l’assemblée constituante, c’està dire, la réunion où les membres de l’association qui se créent vont signer le statut et le règlement intérieur. Ce sont les documents de base pour le fonctionnement de toute association. C’est le jour où les documents de statuts sont signés que l’association est créée.
Une fois que cela est fait, il faut décider qui va diriger l’association. Les statuts définissent les organes qui composent l’association. De manière générale, on retrouve l’Assemblée Générale qui est l’organe suprême, il y a le conseil d’administration et le bureau exécutif que certain appelle également coordination ou secrétariat exécutif. Ainsi donc chaque membre se présente et postule pour un poste donné. Et, c’est après l’enregistrement des candidatures qu’on pourra passer au vote.
Quels sont les documents que doit avoir une association pour être reconnu par l’Etat ?
Vous avez adopté vos statuts. Il faut maintenant aller avec ce document à la maison communale pour vous faire recenser par l’autorité administrative de la circonscription où se trouve votre siège. Là bas, il y a un service qu’on appelle DECO, Développement Communautaire qui vous donne un reçu. Avec ce document ,vous devez ensuite aller auprès de l’autorité urbaine déposer vos statuts. Là bas également on va examiner vos documents et vous donner un numéro. Vous devez ensuite aller au ministère de votre tutelle: si vous avez créé une association à caractère sociale, vous allez au Ministère des Affaires Sociales, si vous avez crée une association à caractère agricole vous devez aller au Ministère de l’Agriculture. Eux aussi vont vous enregistrer et vous donner un agrément. Avec tous ces papiers vous devez aller auprès du Ministère de la justice qui va vous donner la personnalité juridique. C’est par ce document que les autorités du pays reconnaissent votre existence légale. Et pour finir vous devez aller au Ministère du Plan pour se faire connaître également.
Et pourquoi une association doit-elle obligatoirement être reconnue par l’Etat ?
C’est un peu comme un enfant. Quand un enfant naît, on établit un acte de naissance. L’association doit aussi être reconnue par l’autorité. Pourquoi ? Parce que quand vous allez commencer à poser des actes, les bailleurs, les partenaires avec qui vous devez travailler, ils ont eux aussi l’obligation de respecter la législation. Ils vont se demander si les autorités du pays reconnaissent l’existence de votre association, et c’est tous ces documents que vous avez pris auprès de différents services vous aideront à le témoigner.
Vous avez parlé des organes que doit avoir une association pour son bon fonctionnement. C’est l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration et le Bureau Exécutif. Quel est le rôle de chacun de ces organes ?
C’est aux initiateurs de l’association, à travers les statuts de défi- nir le rôle de chaque organe de l’association. De façon générale, l’Assemblé Générale c’est l’organe suprême qui décide de la politique de l’association. Il vote le budget et décide des grandes orientations.
Le Conseil d’Administration c’est l’organe de contrôle. Il représente aussi l’association auprès de l’Etat. Si l’association a par exemple un problème en justice, c’est le Conseil d’Administration qui va le représenter. Et puisque une association a toujours plusieurs membres, tous ne peuvent pas gérer l’association. C’est là qu’intervient le Bureau Exécutif qui doit conduire au jour le jour les activités de l’association.
Il va prendre contact avec différents bailleurs de fonds et assurer le suivi des activités. Donc en résumé l’Assemblée Générale décide de la politique, le Conseil d’Administration contrôle et le Bureau Exécutif gère au quotidien. A la fin d’une période donnée, le Bureau Exécutif présente son rapport d’activités au Conseil d’Administration, le Conseil d’Administration le présente à l’Assemblée Générale qui l’approuve. Il y a aussi des associations qui ont d’autres organes. Cela dépend de la taille de l’association et de la nature de ses activités.
Il y en a qui ont une commission de contrôle et de surveillance et un commissariat aux comptes.
Quel regard portez-vous sur le monde associatif congolais d’aujourd’hui ?
Souvent les membres ne profitent pas d’activités des associations. C’est un constat bien malheureux mais c’est la réalité. Bien souvent, il y a une confusion entretenue délibérément dans l’exécution des taches. On constate que l’association se confond avec la personne du président du Conseil d’Administration.
Dans certains cas, on constate aussi le chevauchement entre la mission du président et du secrétaire exécutif. Nous avons aussi constaté que la gestion des associations en RDC n’est pas toujours transparente, et c’est cela qui fait que la plupart des associations, même quand ils ont pris un bon départ, finissent souvent par connaître de gros problèmes. Finalement, tous les membres vont partir et l’association va disparaître sans avoir bien rempli ses objectifs. Pourquoi, parce qu’on ne respecte pas les textes. Quand vous créez une association, l’association n’appartient pas à son président, l’association n’appartient pas à son fondateur, ce n’est pas un bien privé.
Vous pouvez initier la création de l’association, mais au moment où vous la soumettez à l’assemblée et qu’elle l’approuve, cela devient l’idée de tous. Même vous, l’auteur de l’idée, vous êtes maintenant confondus dans la masse. Vous ne pouvez pas dire c’est mon association, l’association appartient à tous les membres qui en ont signé les statuts. Même ceux qui vous ont rejoint à la veille, quand vous allez en assemblée, tout membre vaut autant qu’un autre.
Donc ce n’est pas possible qu’on puisse constater que le président du conseil d’administration soit lui même le gestionnaire au quotidien, c’est lui qui signe tous les documents, il décide de tous, et les autres membres ne sont que des figurants, il ne sont même pas informés des actions qui sont entrepris. C’est cela qui fait que la plus part des associations ne marchent pas.
En principe l’association est géré par le bureau exécutif, contrôlé par le conseil d’administration au profit de tous les membres qui eux se réunissent le jour de l’assemblée général pour vérifier si le bureau exécutif a bien exécuté le programme voté par eux.
Dans le bureau exécutif on retrouve des agents qui travaillent au jour le jour, des salariés qui ont signé des contrats avec l’association par le truchement du conseil d’administration. Mais le président du conseil d’administration n’est pas payé pour ses activités au sein de l’association. Il travail à titre bénévole. Et c’est le cas pour tous les autres membres du conseil d’administration.
Ils se réunissent tous les 3 mois, 2 mois, ou tous les mois selon les statuts pour prendre les grandes décisions pour le fonctionnement de l’association. Au quotidien, c’est le bureau exécutif qui fait le travail. Donc on ne peut pas comprendre que ce soit le président du conseille d’administration qui gère la caisse de l’association. Mais c’est ce que nous constatons parfois. Vous allez voir un type qui est à la fois fondateur et président du conseil d’administration, chargé de la gestion quotidienne, et la caisse, c’est la sur ou la femme de la même personne qui la tient. Ça ce n’est pas une bonne base pour une association.
Le rôle des associations dans le processus du développement reste grand, pensez vous que les associations jouent bien leur rôle en RDC ?
Aujourd’hui, si nous examinons bien la situation, en tenant compte l’extrême pauvreté dans lequel nous nous trouvons, nous pouvons dire que les associations ont effectivement joué un grand rôle dans la canalisation des actions de développement. Il y a dans le pays beaucoup des gens qui évoluent bien dans leurs activités grâce à l’accompagnement des associations ; des femmes maraîchères, des éleveurs, je prendrais même l’exemple des transporteurs routiers, aujourd’hui regroupés au sein de l’ACCO,c’est devenu un partenaire.
Quand une association est bien gérée, elle devient un partenaire au développement. Dans beaucoup de coins du pays, on patauge encore. En Afrique de l’Ouest, vous trouverez des communautés, des villages qui se sont construits des hôpitaux, des fontaines, parce que ils sont encadrés. Je prends souvent l’exemple que j’ai connu au Mali. Le BASIN, était un village, mais il y avait une dame qui avait fait des études en France et qui est rentrée. Elle a regroupé toutes les femmes de sa communauté qui faisaient de façon individuelle des basins en coopérative. Avec un peu de marketing, et d’encadrement, elles ont bien évolué et aujourd’hui, le basin est bien réputé. C’est devenu toute une marque alors que c’est parti d’un petit village. Avec un bon leadership, une bonne vision, une bonne gestion, une association devient un vrai partenaire au développement.
Ainsi se referme notre émission de ce jour, comment créer et gérer une association, tel était notre préoccupation aujourd’hui, merci de nous avoir suivi
